Dca Ms Access Unit 2nd in hindi

Dca Ms Access Unit 2nd in hindi

MS Access Notes in Hindi for DCA
UNIT- 2nd

Create a table in MS Access (एम एस एक्सेस में टेबल का निर्माण करना)

 

MS Access मे डाटा को स्टोर करने के लिये टेबिल का निर्माण करना होता है। टेबिल डाटाबेस फाईल के अंदर हेाती है। एक डाटाबेस फाईल के अंदर एक से अधिक टेबिल हो सकती है। टेबिल का निर्माण रो एवं काॅलम से मिलकर हेाता है। फील्ड मे डाटा टाईप को सेट किया जाता है।
First step-
Go to file menu→ new→ click on blank database→ insert file name→ click on create button
Second step-
select table object इसमे तीन प्रकार से टेबिल को बनाया जा सकता है।
1.create a table in design view:-

इसमे टेबिल को यूजर के द्वारा डिजाइन किया जाता है। इसमे फील्ड का नाम देते है। और उसके डाटा टाईप को सिलेक्ट करते है और उस फील्ड की प्रॉपर्टी को सेट करते है।

Design view मे चार प्रकार से जा सकते है।
1. डिजाईन व्यू आप्शन पर डबल क्लिक करके Design view मे जा सकते है।
2. सिलेक्ट करके Design Button पर क्लिक करके Design view मे जा सकते है।
3. Right click on design view → design view मे जा सकते है।
4. Open Option पर क्लिक करके Design view मे जा सकते है।

 

2. create table by using wizard-

इससे टेबिल के structure को आसानी से कम समय मे तैयार किया जा सकता है। इसमे बने बनाये फील्ड हेाते है। जिसको सिलेक्ट करके न्यू टेबल मे transfer करते हैै। उसको रिनेम किया जा सकता है। आवश्यकता के अनुसार फील्ड को transfer करते है। और next button पर क्लिक कर सकते है। दूसरे डायलाॅग बाक्स मे टेबिल का नाम देते है। और primary key केा सेट करना है। या नही इसके बाद next button पर क्लिक करते है। तीसरे डायलाॅग बाक्स मे यह निर्धारित किया जाता है। कि नई टेबल को किस व्यू मे देखना है।

 

3. Create table by using entering data- इसकी सहायता से सरलता से टेबिल को तैयार किया जाता है। इसमे डाटा सीट के फील्ड पर राईट क्लिक करके रिनेम किया जाता है। इसके बाद टेबिल को सेव किया जाता है।

hqdefault

 

 

Data Types of MS Access

Data Types of MS Access

डाटा की प्रकृति के आधार पर डाटा कई प्रकार का होता है। एम एस एक्सेस मे डाटा टाईप निम्न प्रकार के होते है।
Text – इस प्रकार के डाटा मे (mathematical calculation) गणितीय गणनायें नही की जा सकती है। इसकी रेंज 0 To 255 अक्षर की होती है। अर्थात इस डाटा टाईप के फील्ड मे अधिकतम 255 अक्षर लिखे जा सकते है। उदाहरण- name, city, address etc.

Number – इस प्रकार के डाटा मे (mathematical calculation) गणितीये गणनायें की जा सकती है। इसके फील्ड मे नंबर को स्टोर किया जाता है। इसको निम्न भागो मे बाॅटा गया है। जैसे Mark, Principle (मूल्य घन), Rate (दर), Time (समय) etc.

Setting Description Decimal precision Storage size
Byte Stores numbers from 0 to 255 (no fractions). None 1 byte
Decimal Stores numbers from –10^38–1 through

10^38–1 (.adp)

Stores numbers from –10^28–1 through

10^28–1 (.mdb)

28 12 bytes
Integer Stores numbers from –32,768 to 32,767

(no fractions).

None 4 bytes
Long Integer (Default) Stores numbers from –2,147,483,648

to 2,147,483,647 (no fractions).

None 4 bytes
Single Stores numbers from 7 4 bytes
–3.402823E38 to –1.401298E–45

for negative values and from

1.401298E–45 to 3.402823E38 for positive

values.

4 bytes
Double Stores numbers from

–1.79769313486231E308 to

–4.94065645841247E–324

for negative values and from

4.94065645841247E–324 to

1.79769313486231E308 for positive values

15 8 bytes
Replication

ID

Globally unique identifier (GUID) N/A 16 bytes

Date and Time – इसमे डेट एवं समय को स्टोर किया जाता है। इसके निम्न प्रकार के फार्मेट हेाते है।

Date Type Date Format Example
General MM/DD/YYYY Time 11/4/2011 7:18:11 PM
Long Date

 

MM/DD/yyyy, month ,day,

yyyy

Friday, November 04, 2011
Medium

Date

dd-Month-yy 4-Nov-11
Short MM/DD/YYYY 11/4/2011
Time Format
Long Time HH:MM:SS PM /AM 7:19:15 PM
Medium

Time

HH:MM:SS 7:19:29
Short Time HH:SS 7:19

Currency – इस प्रकार के डाटा मे करंसी ,पैसा केा स्टोर किया जाता है। इसमे गणतीये गणनाये भी कर सकते है। प्रत्येक देश की अपनी करेंसी होती है। एवं उसका एक चिन्ह होता है।
जैसे.4500, 520000 etc.

Memo – यह एक विशेष प्रकार का डाटा टाईप है। इसके टैक्ट को स्टोर करने की कोई सीमा नही होती है। इसका प्रयोग तब किया जाता है। जब किसी के बारे मे ज्यादा जानकारी स्टोर करनी हो।

Currency – इस प्रकार के फील्ड मे वेव साईट या मेल आईडी को स्टोर किया जाता है।

OLE Object – इसका पूरा नाम Object linking embedding है। इसके किसी भी फाईल को लिंक कराया जा सकता है। जिस पर क्लिक करके खोला जा सकता है।
OLE object मे लिंक करना.
Insert menu→ Object→ Insert object dialog box→ create form file→ select file→ ok

Logical – इसमे लाॅजिकल डाटा को स्टोर किया जाता है। जिसके केवल दो आॅपशन होते है।
Yes/No
True/false
No/Off

Auto number- इस डाटा टाईप से सीरियल नंबर अपने आप आते है। इसका प्रयेाग सीरियल नंबर को स्टोर करने के लिये किया जाता है।

 

Field properties in MS Access

Field properties- Text data type की field properties निम्न होती है।

Number data type field properties-

 

1. Field size- इसमे टेबिल के फील्ड की साइज को निर्धारित किया जाता है। कि उसमे कितना डाटा स्टोर कर सकते है ,यह प्रॉपर्टी केवल text and number डाटा टाईप मे होती है। टेक्स्ट मे यह 0 to 255 character होती है। एवं number मे दिये गये फॉर्मेट मे से किसी एक को सिलेक्ट करते है।

2. Caption- जब फार्म या रिपोर्ट को तैयार किया जाता है। तब इस प्रॉपर्टी का प्रयोग किया जाता है। इसमे जो केप्शन होता है। उसका प्रयोग अपने आप फार्म या रिपोर्ट मे हो जाता है। जिससे वहां पर लेबिल लिखने की आवश्यकता नही होती है। यह प्रॉपर्टी लगभग सभी टाईप मे होती है।

3. Format- फील्ड मे डाटा को किस फार्मेट मे लिखना है। इसका निर्धारण किया जाता है। यह एक महत्वपूर्ण फील्ड प्रॉपर्टी होती है। अलग-अलग डाटा टाईप अलग-अलग फार्मेट में होता है। जिसमे से किसी एक फार्मेट को चुना जाता है। जिस फार्मेट मे डाटा को इनपुट करना होता है।

4. Default value- इस फील्ड प्रॉपर्टी मे उस value को सेट करना होता है। जिस फील्ड मे डाटा default रूप से सेट करना है। इसे बाद मे replace भी किया जा सकता है। जिससे टेबिल मे डाटा इनपुट करने मे आसानी होती है।

5. Data validation rules- यह टेबिल मे डाटा इनपुट करने के लिये एक महत्वपूर्ण property होती है। इससे डाटा को इनपुट करने के लिये नियम बनाये जाते है। जिससे गलत डाटा इनपुट ही नही हो पाता है। इसमे हम function, formula एवं गणतीय एवं लॉजिकल operation का भी प्रयोग कर सकते है। जिससे सही डाटा इनपुट होता है।

6.Input mask- इसमे फील्ड मे कितने अक्षर को इनपुट करना है। और किस प्रकार के अक्षर इनपुट करना है। इसको निर्धारित किया जाता है। इसके लिये अलग अलग चिन्हो का प्रयोग किया जाता है। जो निम्न है।

Character Description

 

0 Digit (0 to 9, entry required, plus(+) and minus(-) signs not allowed.)
9 digit or space (entry not required, plus and minus signs not allowed.)

digit or space (entry not required, spaces are displayed as blanks while in edit

 

# mode, but blanks are removed when data is saved, plus and minus signs Allowed)

 

L letter (A to Z, entry required)

 

? letter (A to Z, (entry optional)
A letter or digit (entry required)

 

a letter or digit (entry optional)
& any character or a space (entry required)
C  

Any character or a space (entry optional).

Decimal placeholder and thousand, date, and time separators. (The actual character used depends on the settings in the Regional Settings Properties dialog box in Windows Control Panel).

< Causes all characters to be converted to lowercase.

 

> Causes all characters to be converted to uppercase.

Causes the input mask to display from right to left, rather than from left to Right

! Characters typed into the mask always fill it from left to right. You can Include the exclamation point anywhere in the input mask.

 

 

 

\ Causes the character that follows to be displayed as the literal character for example, \A is

 

Field properties in MS Access

Field properties- Text data type की field properties निम्न होती है।

Number data type field properties-

 

1. Field size- इसमे टेबिल के फील्ड की साइज को निर्धारित किया जाता है। कि उसमे कितना डाटा स्टोर कर सकते है ,यह प्रॉपर्टी केवल text and number डाटा टाईप मे होती है। टेक्स्ट मे यह 0 to 255 character होती है। एवं number मे दिये गये फॉर्मेट मे से किसी एक को सिलेक्ट करते है।

2. Caption- जब फार्म या रिपोर्ट को तैयार किया जाता है। तब इस प्रॉपर्टी का प्रयोग किया जाता है। इसमे जो केप्शन होता है। उसका प्रयोग अपने आप फार्म या रिपोर्ट मे हो जाता है। जिससे वहां पर लेबिल लिखने की आवश्यकता नही होती है। यह प्रॉपर्टी लगभग सभी टाईप मे होती है।

3. Format- फील्ड मे डाटा को किस फार्मेट मे लिखना है। इसका निर्धारण किया जाता है। यह एक महत्वपूर्ण फील्ड प्रॉपर्टी होती है। अलग-अलग डाटा टाईप अलग-अलग फार्मेट में होता है। जिसमे से किसी एक फार्मेट को चुना जाता है। जिस फार्मेट मे डाटा को इनपुट करना होता है।

4. Default value- इस फील्ड प्रॉपर्टी मे उस value को सेट करना होता है। जिस फील्ड मे डाटा default रूप से सेट करना है। इसे बाद मे replace भी किया जा सकता है। जिससे टेबिल मे डाटा इनपुट करने मे आसानी होती है।

5. Data validation rules- यह टेबिल मे डाटा इनपुट करने के लिये एक महत्वपूर्ण property होती है। इससे डाटा को इनपुट करने के लिये नियम बनाये जाते है। जिससे गलत डाटा इनपुट ही नही हो पाता है। इसमे हम function, formula एवं गणतीय एवं लॉजिकल operation का भी प्रयोग कर सकते है। जिससे सही डाटा इनपुट होता है।

6.Input mask- इसमे फील्ड मे कितने अक्षर को इनपुट करना है। और किस प्रकार के अक्षर इनपुट करना है। इसको निर्धारित किया जाता है। इसके लिये अलग अलग चिन्हो का प्रयोग किया जाता है। जो निम्न है।

Character Description

 

0 Digit (0 to 9, entry required, plus(+) and minus(-) signs not allowed.)
9 digit or space (entry not required, plus and minus signs not allowed.)

digit or space (entry not required, spaces are displayed as blanks while in edit

 

# mode, but blanks are removed when data is saved, plus and minus signs Allowed)

 

L letter (A to Z, entry required)

 

? letter (A to Z, (entry optional)
A letter or digit (entry required)

 

a letter or digit (entry optional)
& any character or a space (entry required)
C  

Any character or a space (entry optional).

Decimal placeholder and thousand, date, and time separators. (The actual character used depends on the settings in the Regional Settings Properties dialog box in Windows Control Panel).

< Causes all characters to be converted to lowercase.

 

> Causes all characters to be converted to uppercase.

Causes the input mask to display from right to left, rather than from left to Right

! Characters typed into the mask always fill it from left to right. You can Include the exclamation point anywhere in the input mask.

 

 

 

\ Causes the character that follows to be displayed as the literal character for example, \A is

 

 

Working with Table in MS Access

इस पोस्ट में हम जानेगे की एक टेबल में हम क्या-क्या कार्य कर सकते है और कैसे ?

MS Access में हम एक टेबल में निम्नलिखित कार्य कर सकते है

  • Add Record
  • Delete Record
  • Edit Record
  • Sort Record
  • Find and Replace
  • Filter & Select

1.Add Record in a Table :- पहले से बनी हुयी Table में नया Record जोडने के लिए उस Table को Open करते हैं,और रिकॉर्ड को जोड़ते है| टेबल में नया रिकॉर्ड जोड़ने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स को फॉलो करेंगे |

  1. यदि‍ Table में नए Record को जोड़ना हैं तो सबसे पहले उस Table को Select करते हैं,जिसमे रिकॉर्ड जोड़ना है |
  2. अब Table Screen पर Display हो जाएगी। इसमें Last record पर Mouse के Curser को Point करते हैं तथा Mouse का Right Button Click करते हैं|
  3. जिससे एक Popup Menu Display होता हैं इसमें Add Record Option पर Click करते हैं तो Curser Last Record के First Field में पहुँच जाता हैं अब इसमें हम नए Record को Add कर सकते हैं।

2. Delete a Record :- किसी Table में यदि किसी Record की आवश्‍यकता नही होती हैं अर्थात जो अनावश्यक Record होते है उन्हें डिलीट कर दिया जाता है |अगर किसी रिकॉर्ड को टेबल से हटाना है तो निम्नलिखित स्टेप्स को फॉलो करेंगे |

  1. सबसे पहले जिस Record को Delete करना हैं उस उस Record को select करते हैं तथा Mouse का Right Button Click करते हैं
  2. इसके Delete Record Option पर Click करते हैं ऐसा करने पर एक Message Display होता हैं।
  3. यह Message हमसे Record को Delete करने के बारे में पूछता हैं। कि आप इसे Delete करने के लिए तैयार है या नही।
  4. जब हम इस Message Box में Ok पर Click करते हैं तो Select किया हुआ Record Delete हो जाता हैं।

3. Edit Record :- यदि हम Table में हम किसी Record को संशोधित करना चाहते है तो इस कार्य को आसानी से कर सकते हैं।

Example :- यदि हमारे पास एक Employee नाम की Table है और उसमे हम किसी Employee के Record में Employee Name में Editing करन चाहते हैं तो निम्नलिखित स्टेप्स को फॉलो करेंगे |

  1. सबसे पहले वह टेबल ओपन करे जिसमे सुधार करना है |
  2. इसके बाद Table में Record को Select करते हैं ,इसके बाद उस Field को Select करते हैं जिस Field में सुधार करना हैं।
  3. इसके बाद उस Field में संशोधन करके उस Table को Save कर देते हैं।

 

4. Sort Record :- हम Table में किसी भी Field को Sort कर सकते हैं। Sorting से तात्‍पर्य किसी Field को Ascending या Descending Order में arrange करना होता हैं।रिकॉर्ड को Ascending या Descending Order में arrange करने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स को फॉलो करेंगे |

  1. किसी Field को Sorting करने के लिए उस Field को Select करते हैं |
  2. इसके बाद Record Menu पर Click करते हैं |
  3. इसके बाद Sort Sub Menu पर Click करते हैं |
  4. यहाँ Sorting order (Ascending or Descending ) को चुनते हैं। ऐसा करने पर Select की गयी Field उस Sorting order में व्‍यवस्थित हो जाती हैं जिसे आपने चुना है ।

5. Find and Replace :- Table में किसी Particular Field में किसी विशिष्‍ट Value का पता लगाने के लिए Find Option का उपयोग करते हैं।

Example :- Employee Table में हजारों की संख्‍या में Record हैं उनमें से किसी Particular Employee के नाम का पता लगाना हैं तो इसके लिए Find Option का Use करते हैं। रिकॉर्ड को Find करने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स को फॉलो करेंगे |

  1. Table में किसी Field में Particular Value पता करने के लिए सबसे पहले Table को Open करते हैं |
  2. इसके बाद Edit Menu में Find Menu पर Click करते हैं |
  3. इससे Find & Replace Window Display होगी |
  4. इसमें Find What Box में वह Value Type करते हैं जो Find करनी हैं। Curser उस Field की Value पर Highlight हो जाता हैं |
  5. यदि Same Text फिर से Find करना हो तो Find Next Button पर Click करते हैं अन्‍यथा Find & Replace Window को बंद कर देते हैं।

6. Replace :- किसी Record की Value को नयी value से बदलने के लिए Replace Option का Use करते हैं।

Example:- अगर हम Employee Table में Employee Name Raj की जगह Ram लिखना हैं तो इसके लिए पहले Raj को Find करते हैं तथा Ram के साथ Replace करते हैं तो Raj की जगह Ram हो जाता हैं। Replace करने के लिए निम्न स्टेप्स को फॉलो करेंगे |

  1. Table में किसी Field में कोई Value Replace करने के लिए Replace Sub Menu पर Click करते हैं |
  2. Find & Replace Window Open हो जाती हैं इस Window में Find वाले Box में Source Name (जिस नाम को बदलना हैं) लिखते हैं। तथा Replace With Box में Destination Name (जो नाम लिखना हैं) लिखते हैं तथा Replace Button पर Click करते हैं तो पुराना नाम नए नाम के साथ Replace हो जाता हैं |
  3. यदि Find वाले Box में लिखे गए नाम की जगह पूरी Table में Replace With Box में लिखे गए नाम को लिखना हैं तो Replace All Button पर Click करते हैं।

7. Filter & Select :- Table में Record को Filter करने के लिए Filter/Select Option का Use करते हैं। फ़िल्टर का प्रयोग किसी कंडीशन के आधार पर रिकार्ड्स को देखने के लिए किया जाता है। Table में Filtering करने के लिए Table को Select कर Open करते हैं। इसके बाद Record Menu में Filter Sub Menu पर Click करते हैं। इसमें चार Option उपलब्‍ध होते हैं।

  • Filter By Form
  • Filter By Selection
  • Filter Excluding Selection
  • Advance Filter Sort

इसमें से हम अपनी आवश्यकता के अनुसार ऑप्शन का चुनाव करते है| Table में एक बार Filter आप्शन का प्रयोग करने के बाद उसे हटा भी सकते हैं।

8.Remove Filter :-Filter को हटाने के लिए Record Menu पर Click करते हैं इसमें Removed Filter Sub Menu पर Click करते हैं तो Filter Remove हो जाता हैं।

 

How to Modify Table in MS Access

इस पोस्ट में हम जानेगे की किसी MS Access में किसी टेबल में सुधार कैसे करे

Modify Table in MS Access

Table में new record को add करना

Double click on table→ enter new data

Table मे कॉलम को जोडना-

टेबिल मे कॉलम को जोडने के लिये insert menu मे जाते है। इसके बाद column पर क्लिक करके नये कॉलम को insert करते है ।
Insert menu→ column

राईट क्लिक करके insert column पर क्लिक करके नये कॉलम को जोडा जा सकता है।

right click on column→ insert column

Record को delete करना –

जिस रिकार्ड को डिलीट करना होता है। उसको सिलेक्ट करते है। इसके बाद edit menu मे जाकर delete record पर click करके डिलीट कर देते है।
Edit menu→ delete record

कॉलम को delete करना –

टेबल मे कॉलम को डिलीट करने के लिये कॉलम पर राईट क्लिक करके delete column आप्शन पर क्लिक करके कॉलम को डिलीट कर सकते है।

1. right click on column→ delete column
2. select column→ edit menu→ delete column

Table delete करना –

MS Access मे टेबिल को डिलीट करने के निम्न तरीके है।

  1. MS Access पर राईट क्लिक करके delete option पर क्लिक करके टेबल को डिलीट किया जा सकता है।
  2. टेबिल को सिलेक्ट करके edit menu मे जाकर delete option पर क्लिक करके टेबिल को डिलीट किया जा सकता है।
  3. टेबल को सिलेक्ट करके delete key से टेबिल को डिलीट किया जा सकता है।

Rearrange Column or Row Size-

MS Access मे टेबिल में Column और Row की साइज़ को आसानी से बदला जा सकता है, इसके स्टेप्स निम्नलिखित है |

Resize Row –किसी Table में Row की Size को Change करने के लिए Row की लंबाई को Gray Color की Line के द्वारा Mouse से Drag करके ऊपर या नीचे करके Change किया जा सकता हैं। Data Sheet पर एक Row की लंबाई या ऊँचाई बदल देने पर सभी Row की ऊँचाई बदल जाती हैं। तथा नया मान निर्धारित हो जाता हैं।

Resize Column- इसी प्रकार से Column की चौड़ाई भी Change की जा सकती हैं। Column की बीच की Line पर Double Click करने से Column की सबसे लंबी Value के अनुसार इसकी चौड़ाई निर्धारित हो जाती हैं। इसके आलावा कॉलम की चौड़ाई Menu Bar से Format Menu को Select करके भी Set की जा सकती हैं।

Freeze column in MS access

Freeze column

कॉलम को freeze करने पर उसको एक स्थान से दूसरे स्थान पर move नही किया जा सकता है। जिस column को freeze करते है, वह टेबिल मे पहले स्थान पर आ जाता है। इसके बाद उसको मूव नही किया जा सकता है। यदि फिर उसको मूव करना है। तो उसको unfreeze करना होता है।

How to Freeze column in MS access

freeze column- select column→ go to format menu→ freeze columns पर क्लिक करके column को freeze करते है।

unfreeze column- select column→ go to format column→ unfreeze पर क्लिक करके unfreeze करते है।

Modify table structure

Table के structure को modify करना

1. जिस टेबिल के structure मे सुधार करना होता है। उस पर राईट क्लिक करके design view पर क्लिक करते है। जिससे टेबल का structure open होता है, जिसमे सुधार किया जा सकता है।

2. जिस टेबिल के structure मे सुधार करना होता है। उसको सिलेक्ट करते है। और standard toolbar के बटन design पर क्लिक करके table structure मे सुधार किया जा सकता है।

Table को copy करना –

टेबिल को तीन तरीको से copy किया जा सकता है।

1. edit menu → copy
2. shortcut key → ctrl+ c
3. right click on table→ copy

Table को paste करना –

टेबिल को तीन प्रकार से paste किया जाता है।

1. edit menu→ paste
2. shortcut key-ctrl+ v
3. right click→ paste

paste करने पर paste table as नाम का डायलॉग बाक्स आता है। इसमे टेबिल का नाम देते है। और paste option से यह सिलेक्ट करते है की क्या paste करना है। इसमे तीन ऑप्शन होते है।
1. structure only- इस option में केवल टेबल का structure copy होता है।
2. structure and data- इस आप्शन में टेबल का structure और उसके अन्दर का डाटा भी paste होता है।
3. append data to existing table- इस option में केवल टेबल का वहीं डाटा वर्तमान टेबल में आता है जो फ़ील्ड एक समान होते है

Dca Ms Access Unit 3rd in hindi

 

Dca Ms Access Unit 1st in hindi

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