Dca Ms Access Unit 5th in hindi

Dca Ms Access Unit 5th in hindi

MS Access Notes in Hindi for DCA
UNIT- 5th

 

Introduction of Report

Introduction of Report

MS Access में report एक ऑब्जेक्ट है जिसे डेटा को संगठित तरीके से display और print करने के लिए उपयोग किया जाता है। डेटाबेस विंडो में आप सेव किये पूरे डेटाबेस की रिपोर्ट पा सकते हैं।

Report का प्रयोग आउटपुट के लिए किया जाता है रिपोर्ट काफी flexible होती है, इसमें same data को several types की रिपोर्ट के रूप में देख सकते है। हम same report को various Data sources के लिए प्रयोग कर सकते है जैसे same structure के साथ different tables या dynamic sources .

MS Access में डाटाबेस टेबिल की, रिपोर्ट बनाने की सुविधा है। रिपोर्ट में डाटाबेस का सारांश होता है। Report को तीन Section में बांटा जा सकता है। इसमे प्रत्येक Section का अपना कार्य और व्यहार होता है। ये तीन Section निम्न है।
1. Header
2. Detail
3. Footer

1.Header- Header रिपोर्ट के सबसे ऊपर का हिस्सा होता है। इसमें रिपोर्ट की हेडिंग देते है। जो यह निर्देशित करता है। कि रिपोर्ट किस चीज़ से संबंधित है। इसमें टेबिल के फ़ील्ड्स के लेबिल भी दे सकते है।

2. Detail- यह रिपोर्ट का मेन ऐरिया होता है इसमे टेबिल के फील्ड को सेट किया जाता है। इसमे रिपोर्ट टेबिल के फ़ील्ड्स को जोडा जाता है।

3.Footer- यह रिपोर्ट का सबसे निचला हिस्सा होता है। इसमें रिपोर्ट का सारांश होता है |

 

Types of Report

Types of Report

MS Access में निम्न प्रकार की रिपोर्ट होती है।
Columnar Report- columnar report सभी प्रकार के fill in the blank style forms जैसे application और invoices के लिये प्रयोग की जाती है। यह blanks को fill करने के पश्चात् result को प्रदर्शित करती है।

Tabular Report –इस रिपोर्ट में सभी रिकार्डस एक साथ दिखाई देते है। इसमें फ़ील्ड्स टेबिल फॉरमेट में होते है। इसमें एक रिकार्ड को दूसरे रिकार्ड से separate करने के लिए लाईन का प्रयोग किया जाता है।

Justified- इसमें टेबिल के फ़ील्ड्स को एक स्टैंडर्ड रिपोर्ट में सेट किया जाता है। जिससे इसमें रिकार्ड को देखना आसान होता है। इसमें एक समय में एक रिकार्ड दिखाई देता है।

 

Single and multi table report in MS Access

Single Table Report

एक ऐसी report जो सिर्फ एक ही table से सूचनाएं लेकर रिपोर्ट तैयार करती हैं single table report कहलाती है। यह report बनाने की दृष्टि से सबसे आसान report है। विज़ार्ड के द्वारा इसे आसानी से बनाया जा सकता हैं इसके लिये design view मे एक और report select की जा सकती है जो एक डाटा स्त्रोत की भांति कार्य करती है। इससे उस report का data दर्शाया जाता है।

किसी भी प्रकार की report टेबलनुमा, कॉलमनुमा या मेलिंग लेबल एक single table report कहलाएगी यदि यह सिर्फ एक table से ही field लेती है। ऊपर दिये गये सभी उदाहरण single table report के है तथा उनसे बनायी गयी report single table report है।

Multi Table Report

जिस रिपोर्ट में एक या एक से अधिक टेबल से डाटा प्राप्त किया जाता हैं उसे multi table reprt कहा जाता हैं इस प्रकार की रिपोर्ट में जुडी हुई सभी टेबल के बीच आपस में रिलेशनशिप सेट होना आवश्यक हैं multi table report मे दो या दो से अधिक टेबलो की जानकारी ली जाती है। पहले user एक क्वेरी बनाता है जिसमे किसी विषेश क्षेत्र के आधार पर फील्डो को select करता है।

उदाहरण के लिए customer table के field से address] city] state field के नाम select किये गये है। ग्राहक का आर्डर है। order table से order ID select किया गया है। field के नामो की क्वेरी के design view मे select किया जाता है। customer के order के product table से फील्डो को select करके क्वेरी को save करे।

query को save करने के बाद इसका परिणाम किसी भी report के लिये एक डाटास्त्रोत की भांति प्रयोग मे लाया जा सकता है। ऐसी report मे एक से अधिक टेबलो का प्रयोग होता है, इसलिये इन्हे multi table report कहते है।

Preview and print report

Preview and print report

Report को print करने के पहले user उसे देख सकता है। इसके लिये report design toolbar पर print preview के button पर click करे।

User file menu से print या page setup भी select कर सकता है। User एक या अधिक records, report मे print कर सकता है, वह भी वैसे ही स्क्रीन पर दिखते है। इसके लिये निम्न तरीको का प्रयोग करेः

ऽ Report design window मे file → print पर click करे।

ऽ Preview window मे print पर click करे।

ऽ Database window मे file → print पर click करे।

यदि user file → print select करता है तो Microsoft का standard print dialog box आता है। user print करने के लिए rang, no. of copies तथा print की property को भी select कर सकता है। print button पर click करने से report सीधे printer पर चली जाती है। इस समय print dialog box नही दर्शाया जाता है।

Create Report by using wizard

Wizard की सहायता से Report बना

टेबिल तैयार करने के बाद रिकार्डस को आउटपुट के रूप में show करने के लिये रिपोर्ट को डिजाइन किया जाता है। रिपोर्ट को विजार्ड की सहायता से आसानी से एवं कम समय में तैयार किया जा सकता है । इसके बाद इसमें modification भी किये जा सकते है। इसके निम्न steps होते है।

Step 1:-सर्व प्रथम रिपोर्ट object को चुनते है। इसके दायें तरफ दो ऑप्शन होते है। जिसमें से दूसरे ऑप्शन Create Report by using Wizard को चुनते है। और उस पर डबल क्लिक करने पर निम्न डायलॉग बॉक्स आता है।

 

Step 2:-इस स्टेप में टेबिल को चुनते है, और Available Fields से आवश्यक फील्ड को सिलेक्ट करते है। इसके बाद Next button पर क्लिक करते है।

Step 3:-Next button पर click करने के बाद message box प्रदर्शित होता है “do you want add any grouping levels ” इसमें grouping को select करते है तथा next button पर click करते है।

Image result for grouping dialog box in report ms access

Step 4:-sorting order को fields के according select करते है।

Step 5:-इस step मे report का layout select करते है, तथा orientation को चुनते है। इसके बाद next button पर क्लिक करते है।

Step 6:इस step मे report की style select करते है।

Step 7:-.इस स्टेप मे रिपोर्ट का Title लिखते इसके बाद रिपोर्ट open करना है या Modify करना है। किसी एक ऑप्शन को चुन कर finish button पर क्लिक कर देते है। जिससे रिपोर्ट create हो जाती है।

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